Cahier des charges d'un site internet de mairie : modèle gratuit à compléter

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Pourquoi un cahier des charges, même pour une petite commune

Sous 60 000 € HT, une commune peut commander son site sans publicité ni mise en concurrence préalables (le guide détaille les conditions). Aucun formalisme n'est alors exigé : le cahier des charges n'est pas une obligation, c'est un outil. Pour une commune de moins de 3 500 habitants, il tient en quatre à six pages.

Il sert à quatre choses :

  • Comparer des devis qui chiffrent la même chose. Chaque prestataire répond au même document, poste par poste.
  • Écrire les obligations dès le départ. L'accessibilité ou la liste des délibérations ne se découvrent pas en option à la fin du projet.
  • Garder la main. Nom de domaine, export du site, fin du contrat : tout se règle avant de signer.
  • Faire valider le projet. Le maire ou le conseil municipal sait ce qui est acheté, et pour combien.

Le modèle à télécharger en haut de cette page est gratuit, au format Word ou LibreOffice. Il n'impose aucun outil ni aucune technologie : vous pouvez l'envoyer à n'importe quel prestataire.

Ce que contient le modèle

Le modèle suit l'ordre dans lequel un prestataire lit votre demande. Les passages entre crochets sont à compléter ; le reste peut être gardé tel quel, modifié ou supprimé.

Les rubriques du modèle
RubriqueCe que vous y écrivez
1. La communePopulation, site actuel, personne qui publiera, temps disponible chaque semaine
2. Les objectifsTrois objectifs au plus : publier les actes, faciliter les démarches, informer sur les travaux…
3. Les contenusLes rubriques attendues, et qui reprend les contenus de l'ancien site
4. Les obligationsAccessibilité (RGAA et déclaration), délibérations et procès-verbaux, mentions légales, données personnelles
5. Les fonctionnalitésActualités, agenda, documents, formulaire de contact, options éventuelles
6. L'autonomieFormation des agents, guide de publication, ce que l'agent doit savoir faire seul
7. L'hébergementHébergement, sauvegardes, mises à jour, sécurité, durée du contrat
8. La propriétéNom de domaine au nom de la commune, export complet, droits sur les créations
9. Le calendrierDate limite de réponse, mise en ligne souhaitée, validations calées sur vos réunions
10. La réponse attenduePrix détaillé par poste, coût total sur la durée du contrat, références

En annexe, une grille compare les devis reçus sur les mêmes lignes.

Les points à ne pas oublier

L'accessibilité, avec les mots exacts. Demandez une conception selon le RGAA et la fourniture de la déclaration d'accessibilité. Un simple « site accessible » ne suffit pas : la mise en conformité risque d'être facturée plus tard, alors que l'Arcom peut sanctionner un site non conforme jusqu'à 50 000 € (Banque des Territoires). Le détail : ce que la déclaration d'accessibilité d'une mairie doit contenir.

La durée totale du contrat. Le seuil de 60 000 € HT s'apprécie sur toute la durée du contrat, reconductions comprises : l'hébergement sur plusieurs années compte (Weka). Indiquez la durée envisagée, par exemple quatre ans, et demandez le coût total sur cette durée.

Des prix comparables. Demandez séparément la création, la reprise des contenus, la formation, l'hébergement et la maintenance par an, et le nom de domaine. Demandez aussi les montants TTC : un prix net de micro-entreprise et un prix HT d'agence ne se comparent pas directement.

La sortie. Le nom de domaine est enregistré au nom de la commune, et le prestataire remet un export complet du site en fin de contrat. Sans ces deux lignes, changer de prestataire revient souvent à tout refaire.

Le temps de l'agent. Indiquez combien d'heures par semaine l'agent pourra consacrer au site. Un prestataire sérieux adapte sa proposition : inutile de payer des fonctionnalités que personne n'aura le temps d'alimenter.

La facturation. Les factures adressées à la commune passent par Chorus Pro, y compris celles des micro-entreprises (collectivites-locales.gouv.fr).

Les erreurs fréquentes

  • Copier le cahier des charges d'une grande ville. Espace citoyen, application, paiement en ligne : chaque fonctionnalité inutile gonfle les devis. Une vingtaine de pages bien tenues suffisent à une commune de moins de 3 500 habitants.
  • Imposer un outil. Décrivez le résultat attendu, par exemple « un agent publie une actualité en cinq minutes », plutôt qu'un logiciel précis : vous recevrez plus de propositions.
  • Oublier les contenus. Qui rédige les pages, qui reprend celles de l'ancien site, qui fournit les photos ? Sans réponse écrite, la question revient au moment de la mise en ligne.
  • Ne pas fixer de date de réponse. Une date limite et une seule adresse de réponse facilitent la comparaison.

Comment utiliser le modèle

  1. Téléchargez le modèle et complétez les passages entre crochets. Comptez une heure.
  2. Faites-le relire par le maire ou l'adjoint concerné avant l'envoi.
  3. Envoyez le même document à deux ou trois prestataires, avec une date limite de réponse.
  4. Comparez les devis avec la grille en annexe : mêmes postes, même durée, même périmètre.
  5. Gardez la grille remplie. Elle garde une trace écrite du choix, utile pour le conseil municipal et pour montrer le bon usage des deniers publics.

Avant d'envoyer

Cochez chaque point avant l'envoi aux prestataires.

Liste de contrôle

Pour aller plus loin

À propos de l'auteur

Je suis Rémy Bernard, designer graphique près de Béthune, dans le Pas-de-Calais. Je conçois des sites communaux, des bulletins et des identités visuelles, et je forme les agents qui les font vivre. Ce modèle reprend les questions que je pose moi-même aux communes avant de chiffrer un site.

Sources

RB
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